Warehouse Adalah : Pengertian, Jenis, Fungsi dan Metode Penyimpanan Barang Yg Di Terapkan

Seiring dengan ketatnya persaingan dunia bisnis, sistem penyimpanan barang dalam sebuah perusahaan juga turut berkembang. Tak banyak orang yang tahu bahwa kini terdapat istilah warehouse dalam bidang penyimpanan produk atau barang, yang ternyata tak sama dengan gudang biasa.

Istilah warehouse memang masih begitu asing, apalagi untuk masyarakat awam yang jarang bersinggungan dengan dunia logistik. Padahal, peran dari warehouse untuk efektivitas dan efisiensi bisnis sangat penting.

Lantas apa itu warehouse, apa saja jenis-jenisnya, apa fungsinya, apa manfaatnya untuk bisnis, dan hal-hal lain yang berkaitan? Untuk menjawabnya, simak penjelasan lengkap mengenai warehouse di bawah ini.

Apa itu Warehouse?

Warehouse adalah sistem logistik atau pergudangan dalam sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan dan menyediakan barang. Berbeda dengan gudang biasa, warehouse memberikan informasi mengenai stok, kondisi, hingga status pengiriman barang.

Warehouse berperan penting pada supply chain management atau SCM, sebuah rantai pasokan yang selalu di-update dan hanya dapat diakses oleh karyawan tertentu. SCM sendiri memuat proses mulai dari perolehan bahan baku, proses produksi, hingga distribusi produk ke konsumen akhir, dengan cara yang paling efisien.

Sederhananya, warehouse adalah bagian dari logistik yang mengoordinasikan distribusi barang agar antara pasokan (supply) dan permintaan (demand) dapat seimbang. Agar distribusi seimbang, maka warehouse menyimpan bahan baku (raw material), produk setengah jadi (semi-finished good), produk jadi (finished good), hingga suku cadang (spare part) untuk menginformasi ke manajemen terkait status dan kondisi barang-barang tersebut.

Jenis-Jenis Warehouse

Secara umum terdapat beberapa jenis warehouse yang tersedia di Indonesia. Misalnya, warehouse pribadi atau swasta dari segi kepemilikan, warehouse otomatis dari segi teknologi yang dipakai, hingga warehouse publik dari segi subjek penyimpan barang.

Namun berdasarkan karakteristiknya, warehouse dibagi menjadi 3 jenis, yaitu Raw Material Storage (Stock Room), Working Process Storage, dan Finished Goods Storage. Ketiga jenis ini dibedakan menurut dengan pada proses atau tahapan mana barang akan dibutuhkan.

3 jenis-jenis warehouse berdasarkan karakteristiknya:

1.     Raw Material Storage (Stock Room)

Raw Material Storage juga disebut sebagai Stock Room, sebuah gudang penyimpanan dari barang yang dikhususkan untuk keperluan produksi. Mengingat tahap produksi sangat berperan penting dalam menilai kualitas barang, maka bahan baku yang digunakan harus disimpan dengan cara yang baik untuk menjaga kualitasnya.

Dalam Stock Room, bahan baku tak hanya disimpan begitu saja, tetapi juga dipantau. Pemantauan tersebut mulai dari suhu dan kelembapan ruangan yang harus dikontrol hingga kesegaran dan kondisi terkini dari bahan tersebut.

Semua yang berhubungan dengan penyimpanan bahan baku tersebut akan dicatat dan dikoreksi sehingga bahan baku yang disimpan dari Raw Material Storage ini tetap sesuai dengan standar.

2.     Working Process Storage

Tak cukup Stock Room, pada produksi biasanya barang harus melewati proses yang berkala dan rumit. Di tahap inilah barang-barang akan disimpan pada Working Process Storage.

Barang yang disimpan di sini adalah material yang sedang mengalami proses produksi. Biasanya, perusahaan yang bergerak di industri manufaktur akan sangat membutuhkannya. Sebab, berbagai material yang melalui beberapa tahapan produksi harus mengalami seleksi terlebih dahulu.

3.     Finished Goods Storage

Jika proses produksi sudah selesai, maka barang yang awalnya merupakan bahan baku telah berubah menjadi barang jadi atau dalam hal ini finished goods. Finished Goods Storage adalah ruang penyimpanan untuk barang-barang yang sudah jadi atau telah melalui proses produksi tersebut.

Sebelum akhirnya didistribusikan ke konsumen, barang ini harus dikemas dengan baik dan aman hingga akhirnya menjadi produk dagangan. Dalam warehouse inilah barang disimpan dengan pemantauan berkala.

Meski begitu, untuk biaya pada persediaan finished goods, maka aset harus berjangka pendek. Hal itu agar barang dapat dijual sesegera mungkin dan perputaran produksi berjalan dengan baik.

Keseimbangan antara barang jadi keluar dengan barang masuk dalam bentuk bahan baku inilah yang ingin dicapai dari pendirian warehouse.

Apa saja Fungsi Warehouse?

Sebagaimana yang telah dijelaskan, keberadaan warehouse memungkinkan penempatan dan inventarisasi barang dari praproduksi hingga pascaproduksi berjalan dengan tepat. Kerena itulah fungsi warehouse tidak dapat dikesampingkan.

Untuk mendukung SCM, berikut fungsi dan peran penting dari warehouse:

1. Kecepatan (Speeds)

Warehouse memiliki Fungsi yaitu kecepatan menjadi salah satu strategi sebuah perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor dalam memasarkan produk ke konsumen. Dengan pengelolaan barang yang rapi, teratur, dan seimbang, maka proses produksi akan berjalan lebih cepat. Selain itu, pasokan produk yang diatur sedekat mungkin dengan pasar membuat proses pengiriman dan pemasaran produk juga lebih cepat.

2. Efisiensi (Efficiency)

Mendukung fungsi kecepatan, warehouse juga membuat seluruh proses dalam aktivitas bisnis lebih efisien. Sebab, penyimpanan yang terpantau dengan baik akan membuat fungsi gudang lebih maksimal.

Untuk mendukung ini, juga diperlukan pembangunan gudang warehouse yang sesuai, yaitu mulai dari memperhatikan ukuran, lokasi, hingga kebutuhan fasilitas lainnya agar memadai. Penggunaan teknologi juga akan sangat membantu meningkatkan fungsi ini.

3. Efektivitas (Effectiveness)

Setiap pelanggan selalu ingin barang yang mereka inginkan sampai ke tangan mereka dengan mudah dan cepat. Fungsi warehouse yang ketiga adalah memberikan efektivitas proses pengelolaan gudang sehingga ekspektasi dari pelanggan dapat terpenuhi dengan baik sehingga meminimalisir keterlambaan delivery barang

Perlu diketahui, untuk mendukung efektivitas gudang, maka waktu dan biaya harus dimanfaatkan secara baik-baik. Beberapa hal harus dihindari seperti pengelolaan barang yang tertunda. Maka dari itu diperlukan strategi yang tepat,tata letak warehouse yang baik dan sesuai kapasitas untuk menjaga efektivitas gudang.

4. Reliabilitas (Reliability)

Reabilitas merupakan kecakapan dalam manajemen gudang, seperti komunikasi, informasi, dan eksekusi. Dengan reabilitas, maka semua fungsi gudang dapat saling mendukung dengan baik.

5. Akurasi (Accuracy)

Sebuah warehouse harus bisa menyediakan berbagai brang untuk memenuhi permintaan konsumen secara akurat. Maka dari itu, hindari kelebihan barang di gudang karena artinya membuang biaya dan tenaga yang berlebihan.

Warehouse harus dijalankan dengan manajamen yang tepat agar kepuasan pelanggan pun meningkat. Secara tak langsung, pekerjaan karyawan turut menjadi lebih ringan.

Manfaat Gudang Warehouse

Berikut beberapa manfaat yang akan didapatkan dari penggunaan warehouse:

1. Meningkatkan efektivitas yang memungkinkan konsumen dengan mudah mengakses atau mendapatkan produk.

2. Mengurangi pengeluaran karena perusahaan dapat menekan biaya operasional bisnis melalui manajemen pengelolaan yang sudah terstruktur.

3. Proses bisnis menjadi lebih cepat karena pemasokan produk dilakukan sedekat mungkin dengan pasar.

4. Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan karena persiapan barang tidak membutuhkan waktu lama.

5. Meningkatkan efisiensi karena karyawan dapat menghemat waktu dengan sistem yang sudah diotomatisasi.

6. Menjaga ketersediaan atau stok barang selalu up to date

7. Sebagai media menyimpan produk atau barang

Baca Juga : Pengertian Dan Tanggung Jawab Staff Gudang

Tanggung Jawab Warehouse

Warehouse memiliki beberapa tanggung jawab dan pekerjaan di warehouse yang harus dipenuhi. Apa saja? Berikut penjelasannya:

• Mengontrol penyimpanan barang hingga kerusakan dan pencurian.
• Bertanggung jawab atas bongkar muat barang di gudang serta penandatanganan tanda terima barang dan dokumen perjalanan.
• Bertanggung jawab atas kebersihan dan keakuratan laporan gudang.
• Menandatangani dokumen legal dan sebagainya dari pemasok.
• Menolak pengeluaran barang jika tidak sesuai prosedur.
• Mencegah orang yang tidak memiliki wewenang memasuki area gudang.
• Mengorganisasi kebutuhan yang berkaitan dengan fasilitas gudang.
• Mengatur posisi dan letak barang dalam gudang.
• Menawarkan promosi, penurunan jabatan, hingga mutasi pada karyawannya.
• Metode Penyimpanan Barang di Warehouse
• Memastikan Sistem Supply Chain Management Warehouse ber operasi dnegan baik

Metode penyimpanan barang dalam warehouse adalah sebuah cara atau sistem untuk menempatkan barang di gudang dalam kondisi menunggu proses selanjutnya. Di sini, barang akan disesuaikan berdasarkan karakteristiknya.

Biasanya penyimpanan akan dilakukan menurut jenis, kondisi, hingga karakter barang. Namun, terdapat beberapa metode penyimpanan gudang yang dapat dilakukan, yaitu sebagai berikut:

Dedicated Storage

Metode ini artinya setiap produk memiliki tempat yang tetap dalam penyimpanan di gudang. Lokasi barang tidak dapat diubah oleh produk jenis lain, meskipun terdapat tempat yang kosong.

Keunggulan dari metode ini adalah karyawan akan lebih mudah mengingat lokasi produk. Namun kelemahannya, akan banyak lokasi kosong karena tidak dapat diisi oleh produk lain.

Randomized Storage

Berkebalikan dari Dedicated Storage, metode ini berarti barang dapat disimpan secara acak atau random. Maka dari itu, besar kemungkinan barang akan berpindah tempat selama lokasi tersebut kosong.

Keunggulan dari metode ini adalah ruang penyimpanan yang termanfaatkan secara maksimal. Namun sayangnya, metode ini sangat tidak efektif karena pencarian barang akan cenderung lebih sulit.

Class Based Storage

Dapat dikatakan bahwa metode ini seperti gabungan dari Dedicated Storage dengan Randomized Storage. Metode ini mengatur lokasi penyimpnan barang dengan lebih fleksibel dan rapi.

Dalam metode ini, lokasi penyimpanan akan dibagi ke beberapa titik. Setiap titik dapat diisi dengan barang yang memiliki karakteristik tertentu. Penempatan pun juga dapat dilakukan berdasarkan kelas dan pergerakan barang. Artinya, metode ini lebih fleksibel.

Namun, untuk menerapkan metode ini membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih luas dan rak yang lebih banyak. Meski demikian, metode ini dapat membuat proses berjalan lebih efektif dan efisien.

Shared Storage

Jika Class Based Storage membutuhkan ruang yang luas, maka Shared Storage sebaliknya. Metode ini merupakan solusi bagi pemilik warehouse yang tidak terlalu besar karena mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan barang.

Untuk menerapkan metode ini, maka kapan produk masuk dan keluar harus diketahui. Maka dari itu, manajemen operasional harus dilakukan secara tepat meskipun harus didukung dengan sistem pemindahan barang yang cepat dan teratur.

Cube per Oder Index Policy

Metode ini mengatur lokasi produk menurut kategori dan jarak perpindahan dengan memperhatikan tingkat kebutuhan ruang penyimpanan barang di gudang dengan transaksi produk.

Cube per Oder Index Policy cocok untuk perusahaan yang membutuhkan ruang penyimpanan besar yang cenderung kesulitan dalam mengatur tata letak gudang. Maka dari itu, metode ini dapat mengoptimalkan perancangan tata letak gudang dan membuat segala aktivitas di dalamnya lebih produktif.

Apa Saja Pekerjaan warehouse staff ?

Staf warehouse atau warehouseman merupakan orang yang bekerja di area penyimpanan. Tugas dari staf warehouse sendiri memastikan dan mengatur arus keluar-masuk barang mulai dari praproduksi hingga distribusi.

• Berikut beberapa pekerjaan atau tuga dari staf warehouse:
• Mendata barang yang masuk dan keluar.
• Melakukan penataan barang produksi secara cermat dan hati-hati agar terhindar dari kerusakan.
• Melakukan pemeliharaan barang agar kualitas barang tetap terjaga.
• Mendata barang untuk proses pendistribusian agar sesuai dengan permintaan distributor.
• Membuat laporan pengiriman barang yang sesuai dengan kondisi di lapangan. Dengan begitu proses pemasaran dapat berjalan dengan lancar.
• Melakukan koordinasi dengan tim agar pemantauan barang dalam warehouse dapat dilakukan secara tepat dan sesuai.

Lantas jenis pekerjaan apa saja yang mengatasi beberapa tugas di atas?

• Posisi penyimpanan: orang yang memastikan semua rak dan area penyimpanan produk mempunyai stok yang cukup.
• Pekerja gudang: orang yang melakukan pekerjaan fisik seperti melakukan pembongkaran, pengiriman ke penyimpanan, pengangkutan, hingga pengemasan.
• Laborer: orang yang mengoperatori suatu alat produksi dengan kontrol di bagian tertentu, misalnya packaging, kontrol, dan sebagainya.
• Material handler: orang yang memindahkan dan mengirin bahan ke dalam jalur produksi.
• Penerima/receiver associate: orang yang menerima dan mencatat proses keluar-masuknya bahan dari atau ke gudang.
• Warehouse clerk: orang yang menunjang produksi, misalnya melakukan bongkar muat truka tau kontainer.
• Loader: orang yang bekerja sama dengan tim dan memastikan semua proses berjalan dengan lancar.
• Operator forklift: orang yang mendistribusikan barang bongkaran sesuai dengan kategorinya masing-masing.
• Manajer gudang: orang yang memastikan semua aspek dalam operasional warehouse berjalan dengan tepat.

Apakah Gudang Harus Memiliki sistem Wirehouse?

Secara umum, gudang tidak perlu memiliki sistem wirehouse agar dapat beroperasi secara efektif. Ada banyak jenis sistem penyimpanan dan organisasi lain yang dapat digunakan dalam pengaturan gudang, dan mana yang terbaik untuk gudang tertentu akan bergantung pada faktor-faktor seperti ukuran dan tata letak fasilitas, jenis produk yang disimpan, dan frekuensi pengiriman masuk dan keluar.

Apa itu Data Warehouse?

Data warehouse atau biasa di sebut Gudang data adalah database yang digunakan untuk pelaporan dan analisis data. Biasanya database besar yang berisi data dari berbagai sumber.

Apa itu Jenis Warehouse?

Jenis Warehouse adalah jenis bangunan yang biasanya digunakan untuk penyimpanan dan distribusi barang. Gudang seringkali merupakan bangunan industri besar yang dirancang untuk menyimpan barang dalam jumlah besar.

Apa yang dimaksud dengan logistik?

Logistik adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan transportasi dan penyimpanan barang. Logistik mencakup koordinasi sumber daya seperti orang, peralatan, informasi dan uang.

Pertanyaan Terkait Tujuan Memiliki Warehouse?

Berbicara mengenai warehouse, berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait warehouse.

Apa Arti Finished Goods?

Dalam proses produksi barang, terdapt istilah finished goods atau barang jadi. Finished goods adalah barang-barang atau produk yang sudah selesai diproses atau melalui proses produksi. Awal dari finished goods adalah raw materials atau bahan baku yang kemudian melalui proses produksi hingga menjadi barang jadi dan siap dikemas untuk didistribusikan ke konsumen.

Perlu diketahui bahwa biaya dalam memproduksi finished goods ini sangat berpengaruh dalam besarnya harga pokok penjualan yang akan dijual perusahaan. Jika semakin kecil, maka akan semakin menguntungkan.

Apa Saja Tugas Warehouseman?

Staf warehouse atau warehouseman merupakan orang yang bekerja di area penyimpanan. Tugas dari staf warehouse sendiri memastikan dan mengatur arus keluar-masuk barang mulai dari praproduksi hingga distribusi.

Apa Arti Wirehousing?

Warehousing atau pergudangan adalah kegiatan menerima dan menyimpan barang di gudang, serta pengepakan barang tersebut untuk dikirim kembali. Warehousing sangat penting untuk meminimalisasi biaya logistik dan layanan pengiriman serta berfungsi untuk meningkatkan kontrol dan pelacakan stok.

Apa Saja Istilah-istilah Wajib Diketahui Staff Warehouse?

Berikut istilah-istilah yang wajib diketahui staff warehouse:

1. WMS (Warehouse Management System)

WMS adalah sistem manajemen pergudangan yang didukung teknologi informasi untuk membantu mengawasi pergerakan barang.

2. Pick and Pack

Picking and Packaging berarti memilih dan mengemas adalah bagian utama dari penerimaan barang dan distribusi.

3. Logistik

Logistik adalah sistem yang melibatkan perpindahan barang, mulai dari mengatur, menyimpang, dan mengirim barang hingga berakhir di konsumen.

4. Reverse Logistic

Reverse Logistics adalah hak para pelanggan untuk mengembalikan barang atau produk yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

5. Shipping

Shipping adalah istilah yang menunjukkan proses pengiriman barang ke pelanggan.

Kesimpulan

Warehouse merupakan sebuah sistem logistik yang lebih dari sekadar gudang biasa. Sebab, dalam warehouse terdapat inventarisasi dan manajemen yang mengelola dengan baik proses bisnis mulai dari praproduksi, produksi, hingga distribusi. Karena itulah berdasarkan karakteristiknya, warehouse dibagi menjadi tiga jenis, yaitu raw material storage, working process storage, dan finished goods storage.

Tak jarang warehouse melibatkan teknologi informasi yang membantu proses operasional agar kinerja lebih efisien dan efektif. Selain itu, dalam penyimpanan warehouse dikenal beberapa metode seperti dedicated storage, randomized storage, dan sebagainya yang terkonsep dengan baik dan terstruktur. Hal inilah salah satu pembeda warehouse dari gudang penyimpanan biasa.

Dengan menggunakan warehouse, maka proses produksi perusahaan akan lebih tertata hingga ke proses distribusi ke konsumen. Dengan begitu, banyak manfaat bisa didapatkan seperti meningkatkan efektivitas, mengurangi pengeluaran, mempercepat proses bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan, hingga meningkatkan efisiensi. Dapat disimpulkan, warehouse adalah solusi tepat bagi pelaku bisnis yang menginginkan manajemen gudang yang jauh lebih efektif dan efisien.